Tuzla Shipyard, proje bazlı iş süreçlerini Model ERP 'ye taşıdı.

Tuzla Shipyard, proje bazlı iş süreçlerini Model ERP 'ye taşıdı.

Tuzla Tersanesi’nde nasıl bir proje gerçekleştirildi? Projenin en büyük özelliği/farkı/ayırt edici niteliği nedir?

Tuzla Tersanesi (Erkal Uluslararası Nakliyat ve Tic. A.Ş.) Kıran Holding’in gemi bakımı ve onarımı üzerine uzmanlaşmış bir iştirakidir. Tuzla Tersanesi’nde kendi bünyelerinde geliştirdikleri bir yazılım kullanılmaktaydı. Yazılım teknolojisinin eski kalması nedeni ile yeni geliştirmelerin yapılamaması Tuzla Tersanesi’ni yeni bir arayışa yönlendirdi. Model ve Tuzla Tersanesi birlikte proje ihtiyaçlarını belirledi. Bir kısmı sektöre özel bir kısmı Tuzla Tersanesi iş akışlarına özel olan ihtiyaçlar gözönüne alınarak Model’in Model ERP yazılımı Tuzla Tersanesi’ne uyarlandı. Böylece gemi bakım onarım sektöründe çalışan bir firmada ilk defa yerli bir yazılım kullanılmaya başlanmış oldu. Ortaya sektöre tam bir referans olabilecek nitelikte çözüm çıkmış oldu.

Tuzla Tersanesi, neden böyle bir projeye ihtiyaç duydu? (Projenin ortaya çıkış öyküsü nedir? Çözümden önce ihtiyaçlar nasıl karşılanıyordu?)

İş süreçleri geçmiş yıllarda firma içerisinde geliştirilmiş olan bir yazılım ile takip edilmekteydi. Süreçlerin zamanla detaylanması ve iş kapsamının büyümesi ile birlikte mevcut yazılım ihtiyaçlara cevap veremez duruma geldi. Bu da kullanıcıları belirli noktalarda Excel dosyaları ile süreç takip etmeye yönlendirdi. Mevcut yazılım ve Excel dosyaları ile yönetilen süreç raporlama zorlukları ve aynı zamanda veri bütünlüğü ve güvenirliği gibi konularda tedirginlik oluşturmaya başladı. Bu riskler düşünülerek yönetim ekibi ve kullanıcıların da ortak kararı ile güncel teknolojileri takip edebilecek, yeniliklere açık ve geliştirme olanakları olan yeni bir yazılım arayışına girildi. Bu çerçevede Model ile tanışıldı. Model’in iş uygulamaları alanında büyük ve orta ölçekli işletmelere verdiği teknik ve süreç yönetim desteği bu projede tedarikçi olarak seçilmesinde büyük rol oynamıştır.

Tuzla Tersanesi, bu projeyle neyi hedefliyor?

Girilen bütün kayıtların daha iyi takip edilebilmesi, kullanıcılara özel geliştirmeler ile kullanıcıların verimliliğini arttırma ve girişleri yapılan verilerin istenilen şekilde ve daha hızlı raporlanabilmesi bu projedeki ana hedeflerdi.  

Ayrıca zamanlarının büyük bölümünü gemi üzerinde sürekli proje takibi yaparak geçiren proje yöneticisi mühendislerin mobil cihazlarla malzeme talepleri girebilmeleri, mevcut talepleri görebilmeleri önemli beklentiler arasındaydı.

Diğer önemli bir konu da her bir gemi için maliyet hesabının daha gerçekçi bir yönteme göre yapılması hedefleniyordu.

Gemi bakım onarım işleri emek yoğun işler olduğu için fazlaca iş gücü kullanımı söz konusudur. Taşeron işçiler olsun bordrolu işçiler olsun hepsinin eğitim ve sağlık durumlarının günü gününe yakından takip edilmesi ve eksikliği olan personellerin daha iş sahasına giriş anında tespit edilerek gerekli aksiyonların alınması bekleniyordu. Bu işlemlerin de yazılım tarafından desteklenerek kullanıcıların yönlendirilmesi hedefleniyordu.

Uygulama öncesi ve sonrasına ilişkin bir karşılaştırma yapar mısınız? (Rakamsal bilgiler dahil)

Eski yazılımda kullanıcılardan gelen yeni taleplere göre güncellemeler yapılamıyordu. Bu da veri girişlerinde sıkıntılar yaşatıyordu. Buna bağlı olarak da her bölüm kendi excellerini tutmaya başlamıştı. Bunun sonucunda istenilen verilere zamanında ulaşmak daha zorlaşmıştı.

Proje mühendisleri eksik malzeme taleplerini kağıtlara not alıp ofise gelip bilgisayara giriş yapmak veya ofiste bulunan planlama ekibinden birisine taleplerini ileterek ofisteki kişinin talepleri girmesini bekliyorlardı. Bu da zaman kaybının yanı sıra iletişim kopukluğu olduğunda hatalara neden olabilmekteydi. Ciddi verim kaybı söz konusu idi.

MODEL ERP’ ye geçtikten sonra mobil uygulama ile birlikte mühendislerimiz artık gemi içindeyken ihtiyaçları saptayıp bulundukları yerden MODEL INSIDE uygulaması ile birlikte satınalma talebini oluşturabiliyorlar. Bu şekilde zamanla yarışılan projelerde zaman kazanılmış olundu.

Excel’de yapılan maliyet hesaplamaları Model ERP üzerine taşındı. Üst yönetim herhangi ek bir veri girişine gerek kalmadan maliyetleri görebilir hale geldi.

Benzer şekilde satınalma departmanı tarafından elle hazırlanan tedarikçilere ödeme raporları Model ERP’den otomatik olarak alınabilir hale getirildi.

Depo, satınalma ve planlama departmanlarını ilgilendiren malzeme taleplerinin depodan nasıl karşılanacağı, depoda olmayan malzemelerin nasıl sipariş verileceğine dair süreç gözden geçirildi ve yeni düzenlemeler yapılarak optimum hale getirildi.

Proje Mayıs 2018 tarihinde canlı kullanıma alınmıştır.

Projenin müşterinize ve müşterilerine sunduğu faydalar neler?

Firmaların sinir sistemi olarak adlandırabileceğimiz ERP uygulamalarındaki aksaklıkların nelere yol açabileceğini kestirmek güç değildir. Projenin bu hassas konuda büyük bir güven verdiği, bu nedenle sağlam ve duyarlı bir sinir sistemi sayesinde tepkilerin de yerinde ve zamanında verilebilmesi sağlandı.                     

Tuzla Tersanesinde Kullanılan Modüller;

- Malzeme Yönetimi,

- Bakım Onarım Modülü

- Varlık Yönetimi

- Personel, PDKS, Taşeron Takip Modülü

- Satış Modülü

- Satınalma Modülü

- Proje Yönetimi Modülü

Tuzla Tersanesi, neden Model’i ve Model çözümünü tercih etti? Seçme kriterleri neydi?

Model’in uzun yıllara dayanan iş uygulaması geliştirme ve uygulama deneyimi, elinde bulundurduğu teknolojisinin yeni geliştirmelere çok açık olması ve geliştirmelerin mevcut sisteme birebir entegre olacak şekilde çok hızlı bir şekilde gerçekleştirilebilmesi Model’in tercih edilme kriterleridir. Model ekibi ile analiz çalışmaları yapılmış ve tam istenilen süreçler için Tuzla Tersanesi doğru bir şekilde yönlendirmiştir.

Ayrıca Model’in tamamen yerli bir yazılım firması olması, yapılacak değişikliklerde hiçbir zaman bir başka ekibi beklemek gibi bir durum yaşanmaması gibi değerler de seçimde önemli oldu.

Tuzla Tersanesi ve Model, bu proje için nasıl bir işbirliği yürüttü? (Proje ekibi ve süreci hakkında kısa bilgi)

Gemi Bakım Onarım sektöründe MODEL ERP’ nin ilk tecrübesi olacağından dolayı 2 yazılım uzmanı, ERP Danışmanı ve proje yöneticisi ile bütün süreç yönetilmiştir. Canlı kullanıma geçiş ve sonrasındaki iki ay boyunca Model ekibi tersanede kullanıcılar ile her daim birebir yakın çalışma içerisinde bulunmuştur.

Her ERP projesinde olduğu gibi bu projede de Tuzla Tersanesi tarafında proje koordinatörü ve proje yöneticilerinin koordinasyonu ve kullanıcıların yapıcı katılımları sayesinde ekip uyumu oluştu. Bu da proje başarısına en büyük katkıyı sağladı. Bu vesile ile proje koordinatörü Muhasebe ve Personel Müdürü Can Akaydın bey ve IT Sorumlusu Ali Yıldırım'a projeye vermiş olduğu destekleri burada anmak isteriz.

Tuzla Tersanesi’nde hangi ürün(ler) ne amaçla kullanılıyor?

Tuzla Tersanesinde bütün iş süreçleri MODEL ERP üzerinden takip edilmesi üzerine kurulmuştur. Bu kapsamda satış, satınalma, proje, varlık yönetimi ve personel modülü ile bütün süreçler bu modüller üzerinden takip edilmektedir. Bu modüllerde yapılan analiz çalışmaları ile birlikte geliştirmeler yapılmış ve Tuzla Tersanesinin kullanımına sunulmuştur.

Geleceğe yönelik planlarınız neler?

MODEL ERP’ nin kullanımını yaygınlaştırmak ve yer alacağımız yeni projeler ile birlikte yeni çalışmaları MODEL ERP ile yönetmek gelecek hedeflerimiz arasındadır.

Tuzla Tersanesi’ ni kısaca tanıyabilir miyiz?

Kıran Holding’in iştiraklerinden birisi olan ERKAL Uluslararası Nakliyat ve Tic., Tuzla Koyu'ndaki en büyük gemi onarım tesisi durumundaki "TUZLA SHIPYARD"ı işletmektedir. Tuzla Tersanesi, Türkiye'nin en büyük tersanelerinden biridir ve tarihi boyunca, olağanüstü denizcilik çalışmaları ile tanımlanmıştır. İstanbul'un Tuzla banliyösünde, Boğaziçi'nin girişinde Marmara Denizi'nin kuzey doğusunda yer alan, hızlı teslim süreleriyle rekabetçi fiyatlarla kuru temizleme, tamir ve dönüştürme hizmetleri sunmaktadır.

Vizyonu: “Müşterilerimizin başarısı için yenilikçi çözümler sunmak ve müşterimizin değişen ihtiyaçlarını ve isteklerini yerine getirmek konusunda lider olacağız. “Misyonu: Gemi tamiri ve dönüşümünde en iyisi olmak, bölgesel büyümeyi sağlamak.”