SATINALMA

SATINALMA

Satınalma bölümünün temel görevleri, bölümlerden veya malzeme ihtiyaç planlamasından gelen malzeme veya hizmet taleplerinin temin edilmesi, kaynakların belirlenmesi, siparişlerin ve satıcı ilişkilerinin takibidir.

  • Tedarikçi kartlarında adres, telefon, vergi daire ve numarası gibi standart bilgilerin yanısıra gruplama yapabilme, mutabakat yapılacak ve yerel para biriminden farklı olabilecek para birimi belirleme, ödeme yapılabilecek banka hesaplarını tanımla gibi fonksiyonlar yeralmaktadır.
  • Şirket içi taleplerin girilmesi, isteğe bağlı olarak talepler için çok dinamik onay mekanizmasına göre değerlendirilmesi ve onay aşamalarından geçmesi
  • Taleplere bağlı olarak tedarikçilere teklif talebi hazırlanması
  • Henüz cari kart olarak kartları açılmamış tedarikçilerin potansiyel satıcı olarak tanıtılabilmesi ve onlardan da tekliflerin alınabilmesi. Eğer potansiyel satıcı olarak tanımlanmış bir tedarikçiden alım yapılmaya karar verilirse kolayca cari kartın açılabilmesi.
  • Tedarikçilerden gelen tekliflerin girilmesi ve teklifler içerisinden en uygununun seçilmesi. Bu aşamada önceki alımların görülebilmesi ve karar verme sürecine en çok etki eden bilgilerin kolayca görülebilmesi.
  • Uygun tekliflerin program tarafından öneri olarak kullanıcıya gösterilmesi.
  • Yerel ve yabancı para birimlerinden satın alma siparişlerin girişi ve takibi
  • Siparişlerin siparişi açan departman, sipariş tipi ve tutarı baz alınarak bir onay mekanizmasına tabi tutulması ve onayların takip edilmesi, onay vermesi gereken kişilere otomatik email ile bildirim yapılması
  • Siparişlerle birlikte oluşabilecek masrafların siparişte tarif edilebilmesi böylece tahmini satınalma maliyetinin satınalma siparişi aşamasında ortaya çıkması
  • Satınalma esnasında oluşabilecek masrafların önceden tanımlanabilmesi ve teslimat koşullarına bağlı olarak masrafların belirlenebilmesi
  • Bir sipariş kalemine ait birden fazla mal kabulu yapılabilmesi - sipariş miktarını stok kartlarında belirlenen tolerans yüzdesini geçmeyecek kadar
  • Tedarikçilere iletilecek sipariş dökümlerinin şirkete özgü olarak tasarlanabilmesi
  • Siparişlerin teslimat aşamasına kadar ki tüm versiyonları tutulur ve istenildiği anda önceki versiyonlarına ulaşılabilir.
  • Satıcı – Malzeme Bilgileri sayesinde bir malzemenin hangi tedarikçilerden alınabileceği veya bir satıcıdan hangi malzemeler alınabileceği ve tedarik koşullarının neler olduğu , malzemenin tedarikçideki kodu ve son alım fiyatı gibi bilgileri tutulabilir.
  • Satıcı - Malzeme Bilgileri belirli bir zaman ayrılarak kullanıcılar tarafından girilebileceği gibi sipariş girişi esnasında program tarafından otomatik olarak oluşturulabilir. Böylece satınalma departmanındaki çalışan değişikliklerine karşı kurum hafızası gelişerek büyümekte ve saklanmaktadır.
  • Satınalma fatura girişi esnasında mal, mal + masraf veya sadece masraf faturası girişi
  • Masraf faturalarında oluşan masrafın birden fazla mal kalemine tutar veya miktara göre otomatik dağıtımı
  • Finansal Muhasebe modülünde tanımlanan gider şablonlarının gider faturalarında aynen kullanılabilmesi
  • Peşin ödenen giderlere ait faturaların girişi ile ilgili olarak 180 ve 280 hesaplara otomatik dağıtım ve muhasebe fişi oluşturulması
  • Leasing faturalarının girişi, muhasebeye entegrasyonu ve takibi
  • Tevkifatlı fatura girişleri
  • Özellikle telefon faturaları girişinde problem yaratan ÖİV ve bundan dolayı oluşan küsürat farklarının otomatik olarak düzenlenmesi
  • Önce fatura sonra irsaliye düzenlenmesi şeklinde özetlenebilecek teslim öncesi işleyişine uygun olarak fatura ve irsaliye girilebilmesi
  • Tek tuşla siparişten irsaliye, irsaliyeden fatura veya siparişten irsaliyeli faturanın otomatik oluşturulabilmesi
  • Tek tuş ile bir satınalma operasyonundaki talep, sipariş, irsaliye ve fatura belgelerine kolayca ulaşım.
  • Satınalma siparişlerinin durumlarının işlenebilmesi ve takip edilebilmesi, özellikle ithalatlarda satınalma siparişleri çok değişik yerlere uğramakta ve birçok işlemden sonra işletmeye gelmektedir. Aradaki tüm durumların siparişe işlenebilmesi ve siparişin hangi tarihte nerede olduğu bilgisine kolayca ulaşım.
  • Tedarikçi performans değerlendirmesi için çok dinamik kriter tanımları, dönemsel puanlama ve raporlamalar
  • İthalat dosya takibi ve oluşan ithalat masraflarının maliyete yansıtılması
  • İthalat dosya numarası ile bu ithalata ilişkin yapılan tüm işlemlerin(Fatura, masraf, stok girişi gibi.) tek tuşla takip edilmesi.
  • Satıcı malzeme bazında, malzeme satıcı bazında veya satıcı fiyat tipi bazında sisteme fiyatlar tanımlanabilmekte.
  • Boyutlarla (renk, beden, desen vb gibi) takip edilen malzemelerin satınalma siparişlerinin sadece belirlenen boyutlar dikkate alınarak kapatılabilmesi. Bu özellik, tekstil sektöründe çok gerekli bir fonksiyon olarak karşımıza çıkmaktadır.
  • İrsaliyeye bağlanacak siparişi veya faturaya bağlanacak irsaliyeyi seçmek için kullanılan arama ekranlarına, istenirse, bağlanacak belgenin satır detaylarının da getirilebilmesi.
  • Stok kartlarında satınalma esnasında kalite kontrol yapılması zorunluluğu belirtilebilir ve bu kalite kontrollerinde nelere bakılacağı ve bu kriterlerin kabul edilebilirlik seviyeleri tanımlanabilir. 
  • Siparişe ilişkin girişlerde de kalite kontrolü zorunlu olan malzemeler için mutlaka Satınalma Kalite Kontrol belgesi doldurulması ve Kalite Kontrol Belgesinin otomatik olarak stok hareketleri oluşturması.

İletişime Geçin